Online check-in e Self check-in

Sappiamo bene che la flessibilità al check-in è uno degli aspetti fondamentali del nostro lavoro. MyMaison è progettato per supportarti sia nell'accoglienza di persona che in quella da remoto o self check-in.

Raccogliere i dati degli ospiti prima del check-in

Configurare il form di online check-in

Per prima cosa scegli quali informazioni raccogliere sul form — oltre a quelle obbligatorie. Ecco come configurarlo per una proprietà:

1. Visita la sezione Proprietà e scegli la proprietà che ti interessa
2. Apri la tab Online check-in (vedi il riquadro 1 nell'immagine sotto) per iniziare la configurazione del form
3. Scegli le informazioni aggiuntive che vuoi richiedere all'ospite (riquadro 2 nell'immagine sotto) e, se vuoi, inserisci le istruzioni per il check-in da mostrare all'ospite solo dopo che avrà inserito tutte le informazioni richieste (riquadro 3 nell'immagine).
4. Salva i dati premendo il tasto Aggiorna Proprietà

Opzioni disponibili nel form

Nella sezione Impostazioni del form puoi attivare una o più delle seguenti opzioni:

• Richiedi indirizzo email
• Richiedi numero di telefono
• Richiedi indirizzo di fatturazione
• Richiedi orario di arrivo
• Richiedi foto del documento
• Firma del contratto (se hai configurato un contratto per la proprietà)
• Richiedi tipologia del soggiorno
• Richiedi registrazione di tutti gli ospiti — vedi la sezione dedicata qui sotto
• Verifica l'identità dell'ospite principale — l'ospite verifica documento e volto dopo aver compilato I tuoi dati. Guida: Verifica identità durante il check-in online. Se non vedi la voce, la funzione non è ancora attiva sul tuo account.

L'ospite non potrà proseguire nel check-in online finché non avrà completato tutte le informazioni richieste dalle opzioni attive. L'opzione Green Pass non è più disponibile: Green Pass: funzione non più disponibile.

Quando l'ospite apre il link della prenotazione non trova un unico form, ma un elenco da completare in ordine: I tuoi dati, poi Verifica la tua identità se l'hai attivata, Ospiti, Contratto di locazione se hai un contratto, e Pagamento se hai richiesto un pagamento. Finché non finisce un passaggio, il successivo resta chiuso.

Richiedere la registrazione di tutti gli ospiti

Questa opzione ti permette di chiedere agli ospiti di registrare tutti i componenti del gruppo di viaggio, non solo l'ospite principale.

Per utilizzarla correttamente servono due passaggi:

1. Imposta il numero di ospiti previsti sulla prenotazione
2. Attiva l'opzione Richiedi registrazione di tutti gli ospiti nella tab Online check-in della proprietà

Come impostare il numero di ospiti previsti

Il numero di ospiti può essere indicato in diversi modi:

• Fast check-in: quando crei una nuova prenotazione dalla sezione Prenotazioni, il campo Ospiti ti permette di selezionare il numero previsto con i pulsanti + e − (il valore predefinito è 1)
• Modifica prenotazione: puoi aggiornare il numero di ospiti in qualsiasi momento aprendo una prenotazione esistente
• Import automatico: se colleghi Airbnb, un gestionale o un calendario iCal, MyMaison importa il numero di ospiti quando il canale lo fornisce

Se il numero di ospiti non è impostato sulla prenotazione, l'opzione Richiedi registrazione di tutti gli ospiti non viene applicata: in quel caso l'ospite dovrà registrare almeno un componente del gruppo, come avviene di default.

Cosa vede l'ospite

• Se l'opzione è attiva e il numero di ospiti è impostato: l'ospite deve registrare tutti gli ospiti previsti prima di poter continuare. Non può aggiungere ospiti oltre il numero indicato.
• Se l'opzione è attiva ma il numero di ospiti non è impostato: l'ospite deve registrare almeno un ospite, senza vincolo sul totale.
• Se l'opzione è disattivata ma il numero di ospiti è impostato: l'ospite vede il numero previsto come riferimento, ma può continuare dopo aver registrato almeno un ospite.

Inviare il form all'ospite

Puoi inviare il form di online check-in ai tuoi ospiti in vari modi. Ecco quali sono le modalità disponibili:

1. Online check-in universale (raccomandato): se hai collegato Airbnb o il tuo gestionale a MyMaison, ti consigliamo di usare questa modalità perché garantisce l'esperienza di check-in migliore per i tuoi ospiti.Copia l'indirizzo che vedi e invialo a tutti i tuoi ospiti.
2. Online check-in form per ogni prenotazione: questa modalità ti permette di inviare il form specifico di una prenotazione.
   Per farlo, crea o apri una prenotazione e copia il link per il check-in online premendo il tasto che vedi nell'immagine qui sotto:
   Trovi il link sia sulla versione desktop che sull'app Android e iOS.
3. URL componibile da inserire nella messaggistica automatica del gestionale: ti consigliamo di usare questa modalità se hai collegato Airbnb oppure il gestionale a MyMaison e vuoi inviare automaticamente il link al form di online check-in di ogni singola prenotazione.
   Puoi trovare questo URL speciale nella sezione Impostazioni → Online check-in sotto la voce "Link universale al check-in online di ogni prenotazione".
   Copia questo indirizzo e inseriscilo nel tuo template, avendo cura di sostituire la stringa CODICE_PRENOTAZIONE_QUI con il tag dinamico previsto dal tuo gestionale. Leggi l'articolo della guida relativo al tuo gestionale per maggiori informazioni.
4. Online check-in generico per ogni proprietà: questa modalità è consigliata soltanto nel caso in cui tu non abbia collegato né Airbnb, né il tuo gestionale.
   Questo form permette ai tuoi ospiti di effettuare il check-in online anche se la loro prenotazione non esiste sul tuo account MyMaison.
   Puoi trovare questo link nella tab Online check-in di ogni proprietà oppure nella sezione Impostazioni → Online check-in dove troverai tutti gli URL ai form delle tue proprietà.
5. Invio automatico via email: puoi attivare l'invio automatico del link al form direttamente da MyMaison. Leggi l'articolo Come attivare l'invio automatico del link al form di Online Check-in via email.

Dal link dell'account e dal link di una proprietà, l'ospite inizia dal numero di prenotazione. Se MyMaison trova il soggiorno, il check-in continua. Se non lo trova, l'ospite può aggiungerlo: nome di chi ha prenotato, date e numero di ospiti. Dal link della proprietà il soggiorno resta su quella proprietà. Dal link dell'account sceglie anche la proprietà. La data di arrivo deve essere oggi o un giorno successivo. Quando il soggiorno viene aggiunto, ricevi un'email e sulla prenotazione vedi Aggiunta dall'ospite.

L'ospite inserisce il numero di prenotazione.

Se non lo troviamo, dal link dell'account aggiunge il soggiorno e sceglie la proprietà.

Dal link della proprietà il soggiorno resta su quella proprietà.

Se l'arrivo è già passato, il soggiorno non viene aggiunto.

Sulla prenotazione compare Aggiunta dall'ospite.

Fornire le istruzioni al check-in / Self check-in

Se ti interessa fornire al tuo ospite le istruzioni per effettuare il self check-in, il check-in da remoto o qualsiasi informazione relativa al processo di accoglienza presso le tue proprietà, puoi utilizzare il campo Istruzioni per il check-in che trovi all'interno della tab Online check-in di ogni proprietà.

Nella stessa tab puoi inserire anche Indirizzo, CAP e Città, il Codice porta, la Nota cassetta chiavi, il Nome Wi-Fi e la Password Wi-Fi. L'ospite vede subito l'indirizzo e gli orari di arrivo e di partenza. Se indirizzo, CAP e città sono tutti compilati, vede anche un link a Google Maps.

Nelle istruzioni puoi aggiungere foto e video e formattare il testo come preferisci. L'ospite non vede codice porta, nota, Wi-Fi, il pulsante per aprire il cancello (se ne hai collegato uno) e le istruzioni finché non ha completato tutti i passaggi. Quando ha finito, al posto dell'elenco legge Tutto fatto! e trova queste informazioni. Se lasci un campo vuoto, non gli viene mostrato.

Il self check-in non esonera dagli obblighi di identificazione: leggi Self check-in e verifica de visu. Per Alloggiati Web resta la finestra di 24 ore (6 ore in alcuni Comuni): Alloggiati Web: obbligo, scadenze e credenziali.

La panoramica del prodotto, con il flusso dell’ospite e i link da condividere, è nella pagina check-in online per affitti brevi. L’invio delle schedine dopo la convalida è nella guida software Alloggiati Web.